一點通 – 如何在 Word 2007 中使用主控文件編輯長文件

情境描述
在處理各種文件中,特別是長文件,常見需要多人協力作業的情形,例如研討會論文集由各作者分別撰寫,再交由大會編輯。例如單位的報告由各負責人員分別撰寫指定章節,再交由彙整人員整合列印。例如由多名作者合寫一本書,最後在由美編進行編排與目錄的後製。為了針對此類需求,Word 早在 Word 6.0 以前就有提供主控文件功能,協助多人同時撰寫文件後列印,以下簡單介紹如何使用主控文件的功能。
輕鬆上手 123
本簡例中,假設原始文件架構圖如下,檔案均存放於同一目錄,分為 1.1 節(ch1.1.docx)、1.2節(ch1.2.docx) 、第二章(ch2.docx) 三個部分,現在需要進行彙整為單一文件可列印,首先先將1.1節與1.2節彙整成第一章,再將兩章彙整成一份完整文件。當然可以直接彙整成一份文件,簡例的設計是為了展示主控文件允許巢狀方式多重崁入,所以將原始文件切割,並把第一章分成兩小節,主控文件也可以視為一般文件直接在內編寫任何內容,一般來說,通常會將整份文件的封面、序或摘要、目錄及圖表目錄、頁碼規則存放於主控文件內,跟只有章節內容的純子文件進行切割。

小提示:

1. 主控文件對子文件的任何變更,均會寫入各子文件,操作前請先備份所有原始子文件。
2. 子文件最多為255個
3. OpenDocument(.odt)格式不支援主控文件
1. 首先需要建立ch1.docx,開啟Word 2007後自動產生的文件1,點選下方工具列,選擇[大綱模式] ,點選工具列上[顯示文件]按鈕,此按鈕將變更為[主控文件]按鈕,點選[插入]按鈕,選擇既存的子文件「ch1.1.docx」後,不論子文件與主控文件樣式是否一致,均會跳出對話盒確認樣式是否需要更名,點選[以上皆非]按鈕後,重複動作插入子文件「ch1.2.docx」。

小提示:

允許樣式更名時,子文件可保留原先樣式設定,但將無法與其他文件一致,拒絕樣式更名,可使子文件參照主控文件樣式,達成全文件樣式統一的目的。
2. 步驟1採用預設檔做為主控文件,因此插入子文件後套用樣式庫,使文件符合預期排版方式,在大綱模式下看到的框線範圍代表子文件的檔案範圍,不在框線範圍內的內容在主控文件內,選擇下方工具列[整頁模式]回到一般檢視狀態,這時文件因自動插入[分節符號]可能排版並非是預期狀況,在後面步驟再做調整,此時暫不更改,在文件第一行輸入本章章名,例如選擇[標題 1]後輸入「第一章 導讀」,接著從上方工具列 [樣式]、[變更樣式]、[樣式集]、[快速示範] 套用本例示範所需樣式,另存檔案為「ch1.docx」並關閉。

小提示:

開啟主控文件時,子文件將同時一併開啟,故此時子文件不能被移動、覆蓋等檔案操作,在操作上請注意。
3. 插入子文件時,會自動在主控文件及子文件分別插入[分節符號],主控文件內的分節符號不能刪除,為避免誤刪主控文件內分節符號,建議關閉主控文件後,分別開啟子文件進行編修,將檔案最後的[分節符號]刪除即可。此行為也示範了各子文件可分別編輯,開啟主控文件時將自動展示最新子文件內容。
4. 步驟1是由內建的 Normal.dotm 樣式庫開始,建議操作上直接以需要整合報告排版的樣式庫開始。點選[開新檔案]選單,[我的範本],選擇要使用的「示範樣式.dotx」,再重複步驟1後續插入子文件的步驟,分別插入新建的子文件「ch1.docx」及既存的子文件「ch2.docx」。若使用不同的樣式庫會出現提醒對話盒。之後依步驟3將此文件存為「主控文件.docx」後,關閉文件將子文件的[分節符號]移除。

小提示:

主控文件跟子文件使用不同樣式庫時,則子文件在平常編輯時可使用不同的顯示方式,例如行距兩行列印,方便討論時在空白處寫入討論事項。

5. 開啟「主控文件.docx」或「ch1.docx」時,文件會如下方畫面顯示成兩個超連結檔案,此時子文件尚未開啟。由下方工具列點選[大綱模式],再由上方工具列點選[主控文件]、[展開子文件]按鈕,可看到所有子文件已被展開,從文件範圍的框線示意中,「ch1.docx」包含其子文件「ch1.1.docx」、「ch1.2.docx」一併展開。再由下方工具列點選[整頁模式],選擇[預覽列印]功能,就可以看到文件已被整合並可完整列印。

小提示:

對於長文件而言,若為了列印而開啟主控文件時,在展開子文件後,下方工具列會顯示正在編定頁碼,請耐心等候頁碼編完後再使用預覽列印功能,否則目錄所參照的頁碼可能會變成1,需要手動更新功能變數。
6. 若需在主控文件內插入封面、目錄、圖表目錄,可直接在此文件中作業,主控文件同時也是一般文件。但主控文件為針對整合文件的設定,故所有整份文件共用的格式,請在主控文件中設定,例如頁碼規則、頁首、頁尾的底圖、版面周圍的留白、左右對稱等文件格式,請在主控文件設定。

小提示:

若子文件新增小節、圖表,導致主控文件內的目錄、圖表目錄需要重新整理時,可在目錄內容按下滑鼠右鍵,[更新功能變數]選單,點選[更新整個目錄],按下[確定]按鈕即可。
其他相關資訊

小提示:

Word 2007線上手冊並無大量的主控文件相關說明,更多資訊可瀏覽 Word 2003中相關說明,互相印證。
影片示範

975583.wmv

 
這篇文章中的資訊適用於
  • Microsoft Word 2007
Categories: Office | 2 則迴響

文章導覽

2 thoughts on “一點通 – 如何在 Word 2007 中使用主控文件編輯長文件

  1. 子璉

    下面這三篇是一系列的,建議互相參照:
    1. 一點通 – 如何在Word 2007中混合中文與阿拉伯數字章節編號
    https://tlcheng.wordpress.com/2009/08/13/%e4%b8%80%e9%bb%9e%e9%80%9a-%e2%80%93-%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%9c%a8word-2007%e4%b8%ad%e6%b7%b7%e5%90%88%e4%b8%ad%e6%96%87%e8%88%87%e9%98%bf%e6%8b%89%e4%bc%af%e6%95%b8%e5%ad%97%e7%ab%a0%e7%af%80%e7%b7%a8/

    2. 一點通 – 如何在 Word 2007 中變更樣式庫
    https://tlcheng.wordpress.com/2009/10/22/%e4%b8%80%e9%bb%9e%e9%80%9a-%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%9c%a8-word-2007-%e4%b8%ad%e8%ae%8a%e6%9b%b4%e6%a8%a3%e5%bc%8f%e5%ba%ab/

    3. 一點通 – 如何在 Word 2007 中使用主控文件編輯長文件 (本篇)
    https://tlcheng.wordpress.com/2009/10/22/%e4%b8%80%e9%bb%9e%e9%80%9a-%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%9c%a8-word-2007-%e4%b8%ad%e4%bd%bf%e7%94%a8%e4%b8%bb%e6%8e%a7%e6%96%87%e4%bb%b6%e7%b7%a8%e8%bc%af%e9%95%b7%e6%96%87%e4%bb%b6/

    主要是為了介紹 3 中主控文件用來撰寫長文件,所以需要 2 ,1 是屬於特別主題,因為我們在長文件中常有這種需求。

    喜歡

  2. 通告: [Word] 新版本的 Word 如何新增、編輯、變更目錄樣式 | 鄭子璉

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