[Office] Word 365/2016/2019 變更樣式集 (庫)


這篇跟前面這篇類似:

一點通 – 如何在 Word 2007 中變更樣式庫

你可以把樣式庫當成標準文件的範本,比如說做 ISO 文件、企業內部文件、計畫報告、學位論文通常會規範文件的版面、行距、字的大小,所以 Word 很早就引用樣式庫的架構來將文件標準化,我最早用的時候大概是 Word 6.0a ,跟網站的 css 也挺像的。

首先先準備好一個已經標準化的文件,比如說版面、內文、標題1、標題2、圖表格式或目錄樣式都已完成設定的檔案。

如果希望新的空白文件有預設的封面、目錄、章節,保留適當的說明在這個文件上,其他刪除,如果希望開起來純粹是空白文件,請將內容刪除。

新範本

範本用在建立一個新文件上,新文件通常版面相關設定會有規範,比如說紙張留白的設定、頁碼設定,如果有預留章節也屬於範本的一部分。

將前面完成的標準化文件另存範本。

另存新範本

另存新範本

上面在存範本時,可以建立子目錄,比如說依照部門建立目錄,或是不同用途建立目錄。

後續第一次要以此範本新增文件時,先選個人,若前一步驟有建目錄,再選目錄,就可以依照自定的範本建立新文件。

第一次新增自訂範本

第一次新增自訂範本

 

選擇自訂目錄的範本

選擇自訂目錄的範本

第一次新增過自訂範本後,Word 會自動快取建立捷徑,以後預設開新文件可以直接選。

快取的自訂範本

快取的自訂範本

以自訂範本建立的新文件,會自動帶入相關的樣式及預留的內容。

用自訂範本建立的新文件

用自訂範本建立的新文件

樣式集

樣式集在舊版的 Word 翻成樣式庫,我印象中舊版的 Word 套用樣式庫的時候,版面設定會生效,不過年代久遠,已經不記得了。目前的 Word 版本,套用不同樣式集時,版面設定不會變化,只有樣式會變化,因此若是要依據規定製作標準文件,最好從範本就正確選擇,樣式集比較用在版面相同的文件上,當然版面不相同也可以用樣式集,就看個人實際的需求。

前面準備好的標準文件在此選擇另存為新樣式集,如果需要預覽內容,樣式集需要保留一些文字。

另存為新樣式集

另存為新樣式集

 

存成自訂的檔名

存成自訂的檔名

需要用時,就從文件選擇該樣式集即可套用。

套用樣式

套用樣式

範本、樣式集主要是給標準文件或長文件使用,樣式集還有一種用途是草稿模式,例如論文要印出給教授審閱,可能需要有雙行行距,教授才能在空白處寫上意見,則可分為草稿版樣式集、正式版樣式集,或是有分年長者版,要特別大字,也可以分成年長者版、正式版,印出前選個樣式套用即可。

 

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