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[Office] Outlook 365/2016/2019 變更預設收件匣


在 Outlook 2007 以前,Outlook 在使用 POP3 收信時,預設會將信件收到 Outlook.pst (個人資料夾) 裡面的收件匣。

在 Outlook 2010/2013 的時候,預設依照電子郵件信箱建立對應的 .pst 來收信,但是在建立電子郵件信箱時,可以很輕鬆地選擇 .pst 讓它仍然將信件收取到 Outlook.pst\收件匣。

隨著電子郵件普遍化,一般使用者多半有多個信箱,但通常搞不懂如何透過 Outlook 設定收件方式,所以 Outlook 365/2016/2019 新版將設定收件方式加以簡化,反而導致部分舊功能因為畫面精簡後不能在一開始建立電子郵件信箱時執行。

對於大多數人來說,不同的電子郵件信箱歸類到同一個 .pst 是很自然的事,所以不太會有需求變更預設收件匣,但 Outlook 在收發郵件時,若因為當機、收發郵件過長(執行緒鎖定) ,非常常容易造成 .pst 損壞,所以我在家裡的電腦習慣用舊的方式收信,先收到 Outlook.pst\收件匣,再用郵件規則分信,這樣發生問題時,通常只有 Outlook.pst 受損,由於信件收進來就自動使用規則分到不同 .pst 後,Outlook.pst 內本身沒甚麼信件,修復起來快,也不容易造成信件遺失。

當然,也有其他特殊需求需要變更到不同的 .pst 內收信,下面就直接說明步驟了。

1. 左上角選單:檔案 > 資訊 > 帳戶設定 > 帳戶設定

帳戶設定
帳戶設定

2. 在 電子郵件頁籤 下方,針對每個電子郵件帳戶點選 [變更資料夾],例如將原先的收件匣改變更到 Outlook\收件匣。

選擇收件匣
選擇收件匣

若有需要新增 .pst 或子目錄,在上面畫面右側有按鈕可點選。

這樣就完成設定了。

若須將信件設定到既存的 .pst ,例如從舊電腦拷貝過來的 .pst ,就點選資料檔頁籤進行管理。

資料檔頁籤
資料檔頁籤

我個人習慣將 .pst 都放到 D 槽,這樣若是 Windows 要重灌或是帳號受損,我的 .pst 都能安好無缺,而且也便於備份管理。我個人習慣將 .pst 依照功能性區分,我同學有人會依照年份區分,依照年份區分的好處是可以每年固定燒錄 .pst ,就可以確保當 .pst 受損時,可以從光碟的備份還原。

最後來看一下這個畫面擷圖對應的 Office 版本。

Office 帳戶
Office 帳戶

點選 關於 Outlook

關於 Outlook
關於 Outlook

這是公司的 Office 365 ,若是要跟家裡個人的 Office 365 連結,例如使用家裡的 OneDrive ,就在左邊點選新增服務。若要更換帳號,可以參考前篇:

[Office] Office 365 企業授權更換

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[gMail] Outlook 收不到信


大概去年下半年,gMail 就常常發出低安全性的警告信給用戶,例如下面這張圖:

低安全性告警信
低安全性告警信

很多同事、親朋好友就依照信件引導,點下採取動作,修改安全性。但這封郵件沒提,改完後 Outlook 或其他 Client 端的郵件軟體就無法收 gMail 的信了,只有 gMail 在 Android / iOS 上的 gMail App 還能收信。

通常兩三天內 gMail 沒信也沒感覺,所以通常等發現後,都忘了發生甚麼事。

改回來也很簡單,到 Google 帳戶 安全設定檢查

恢復第三方應用程式存取權
恢復第三方應用程式存取權

恢復第三方應用程式存取權,也就是像上圖一樣,會提醒你停用,但是你不停用,就可以繼續用 Client 端的郵件軟體,例如 Outlook 存取 gMail 了。

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[Outlook] iOS 寄來的信件亂碼


從開發者的角度來看,貧果的技術真的很差。

iOS 都到 11 版了,它的內建郵件軟體還不能設定寄件編碼。

依據 RFC 多媒體郵件 MIME 規範,信頭要標記郵件編碼,軟體才能正確的解碼。

關於 MIME 信件格式架構圖可參考這篇:Outlook 亂碼問題

在台灣最常碰上的就是從 iPhone / iPad 寄來的郵件是亂碼。

今天同事丟來一封信,無法辨識,從關鍵字來看就可以找到 iPhone 發出。

Outlook 2016 變更編碼

Outlook 2016 變更編碼

註:圖上破碎的字塊是故意圖形處理,避免郵件被人工解碼。

早先的 Outlook 版本,收信時就會將信件轉成 Unicode 編碼,如果轉碼錯誤是沒救的。

在台灣由於預設編碼通常為 big5 ,iOS 當出現日韓簡罕時,可能是選字造成 (廢話,一堆長很像的小字,不能分辨是繁體或簡體也是正常的),可能會自動採用簡體來編碼郵件,Outlook 還可以設定使用外寄編碼,例如 utf-8 ,就不會有解碼問題。

收到亂碼信請千萬記住,是寄件端問題,寄件端未依規範編碼,導致收件端無法採用正確解碼,只能依照電腦預設編碼解碼,要改編碼時,優先依照寄件者國別去猜,其次是常用編碼,例如 utf-8 ,當然幾大語系也是猜測重點。

  1. 在 Outlook 2013/2016 可以依照上圖變更編碼,選單的 [動作] > [其他動作] > [編碼] ,以這篇來說改用 簡體中文 就可以解碼。
  2. 如果沒有 Outlook ,我個人習慣都會安裝 Live Mail 來檢視與調整,從 WebMail 下載原始郵件為 .eml 格式,再給 Live Mail 解碼。
  3. Live Mail 在 2017/01/10 被微軟下架,大多數人是沒備份到,所以還有一種做法,把 .eml 更名為 .mht ,給 IE 開啟,就可以在 IE 解碼。
  4. 我自己有寫一個加解密編輯程式支援 .htm / .eml / .mht 預覽,其實就是用 WebBrowser Control 去開啟這個檔案,改編碼時用 TextBox 改,再把內容餵給 WebBrowser Control 預覽。

講實在的,iOS 只是包裝好,技術不怎樣,但我也很佩服貧果,一堆人反映缺寄件編碼就是不改,這大概是為了讓其他 App 能夠生存吧。

資訊人員只好自救啦。

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[Office] Outlook 2013/2016 無法接收微軟信箱情形


微軟的 Hotmail / Outlook.com / msn.com / livemail.tw 等信箱,這幾個月在升級,從 Exchange ActiveSync 升級到 Microsoft Exchange
(我最早收到通知是英文版 2016/11/11,2016/12/22 以後收的是中文版,我抓中文版最新的畫面)

通知信

通知信

 

微軟的說明:
您可以在官方 Microsoft 支援網站存取重新連接帳戶的逐步指示:https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=837697

微軟的常見問題:
Windows 版 Outlook 近期問題的修正或因應措施

如果 Outlook 無法正常收信,可以手動改回使用 Exchange ActiveSync

新增帳號手動設定

新增帳號手動設定

 

選擇信箱類型

選擇信箱類型

伺服器資訊填入 eas.outlook.com

輸入伺服器

輸入伺服器

如果不是 Outlook 2013/2016 ,例如 Windows Live Mail,或是即使是 Outlook 2013/2016,但上面方法無法解決,可以透過 WebMail 登入,從選項啟用 POP3 / IMAP ,選擇其中一種方式設定收信,一般來說,建議使用 IMAP 。

支援 POP3

支援 POP3

剪貼 2017/03/12 的資訊如下:
POP
伺服器名稱: pop-mail.outlook.com
連接埠: 995
加密方法: TLS

IMAP
伺服器名稱: imap-mail.outlook.com
連接埠: 993
加密方法: TLS -> 注意:實測應為 SSL

SMTP
伺服器名稱: smtp-mail.outlook.com
連接埠: 587
加密方法: STARTTLS -> 注意:實測應為 TLS

以下為 Outlook 2013 實際設定畫面:

Outlook 2013 進階設定

Outlook 2013 進階設定


[2017/04/02 新增 Windows Live Mail 設定畫面]

如果使用 Windows Live Mail 連接 Hotmail 系列信箱,請參考下面兩個畫面的設定:

Mail Server 及認證方式

Mail Server 及認證方式

 

加密方式及 port

加密方式及 port

 

 

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[Office] Outlook 寄信失敗,錯誤碼 0x800CCC69


話說,上週南非分公司的同仁,透過國發組輾轉告知 eMail 無法寄送,錯誤訊息如下圖:

無法正常寄信

無法正常寄信

看了圖,習慣性直接把微軟的 KB 丟出去:http://support.microsoft.com/kb/813514

考慮到對方是業務人員,可能無法會意,也從 TeamViewer 官網請她抓免安裝版的 TeamViewer 7 後,給我帳密連線。

http://download.teamviewer.com/download/version_7x/TeamViewerPortable.zip

使用 TeamViewer 7 免安裝版的好處是帳號不會記住,就不用沒事就需要移除五分鐘限制。

中間因為溝通問題,到了昨天對方才把 TeamViewer 帳密給過來讓我連線去看。

連線過去後,她的是 Win8.1 的 NB ,安裝 Office 2013,全機都是英文機。

她這個問題很奇怪,基本上 KB 的範圍都不是,事實上也不是。

在苦無對策下,只好祭出終極神器,使用 Outlook 追蹤郵件功能,再去看 OPMLog.log 。由於是寄信問題,就只摘 SMTP 部分。


2015.02.11 11:22:33 <<<< Logging Started (level is LTF_TRACE) >>>>
2015.02.11 11:22:33 [馬賽克ID@公司名]: Synch operation started (flags = 00000001)
2015.02.11 11:22:33 [馬賽克ID@公司名]: UploadItems: 1 messages to send
2015.02.11 11:22:33 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Begin execution
2015.02.11 11:22:33 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Port: 25, Secure: no, SPA: no
2015.02.11 11:22:33 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Finding host
2015.02.11 11:22:33 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Connecting to host
2015.02.11 11:22:34 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Connected to host
2015.02.11 11:22:34 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): <rx> 220-[馬賽克].hostgator.com ESMTP Exim 4.82 #2 Wed, 11 Feb 2015 03:22:36 -0600
2015.02.11 11:22:34 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): <rx> 220-We do not authorize the use of this system to transport unsolicited,
2015.02.11 11:22:34 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): <rx> 220 and/or bulk e-mail.
2015.02.11 11:22:34 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): [tx] EHLO User
2015.02.11 11:22:35 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): <rx> 550 Banned HELO.
2015.02.11 11:22:35 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Disconnecting from host
2015.02.11 11:22:35 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): Disconnected from host
2015.02.11 11:22:35 SMTP (mail.[馬賽克公司名]): End execution
2015.02.11 11:22:35 [馬賽克ID@公司名]: ReportStatus: RSF_COMPLETED, hr = 0x800ccc69
2015.02.11 11:22:35 [馬賽克ID@公司名]: Synch operation completed
2015.02.11 11:24:48 Resource manager terminated


從交談中很容易看出是被 Mail Server 擋掉了。

Mail Server 是向廠商租用的,所以結束掉南非的連線,將記錄丟給信箱業者處理。

信箱業者看到錯誤碼,0x800ccc69,直覺 Google 解決方案就丟給我,並判定是使用者端的 Outlook 軟體問題。

我因為有寫過郵件軟體,所以我直接用命令提示字元,送指令,示範給他看:


C:\> telnet 信箱伺服器 25

220-馬賽克.hostgator.com ESMTP Exim 4.82 #2 Thu, 12 Feb 2015 01:41:08 -0600
220-We do not authorize the use of this system to transport unsolicited,
220 and/or bulk e-mail.
EHLO User
550 Banned HELO.
遺失與主機的連線。

C:\>


釐清問題後,再測試

EHLO tlcheng


C:\> telnet 信箱伺服器 25

220-馬賽克.hostgator.com ESMTP Exim 4.82 #2 Thu, 12 Feb 2015 02:31:56 -0600
220-We do not authorize the use of this system to transport unsolicited,
220 and/or bulk e-mail.
EHLO tlcheng
250-馬賽克.hostgator.com Hello tlcheng [馬賽克.馬賽克.馬賽克.馬賽克]
250-SIZE 52428800
250-8BITMIME
250-PIPELINING
250-AUTH PLAIN LOGIN
250-STARTTLS
250 HELP
QUIT
221 馬賽克.hostgator.com closing connection

遺失與主機的連線。

C:\>


則可正常繼續通訊而不被 Mail Server 阻擋。

利用搜尋引擎繼續追查結果發現,Outlook 預設:
EHLO [本機電腦名]

今天再請南非分公司那邊確認,電腦名是否為 User ?若是,將其改名後再試。果然改名後就可正常寄送了。

目前是猜測我們委外的 Mail Server 是租用 hostgator.com ,它這邊可能為了阻擋垃圾郵件而新增某個規則,造成 User 被擋掉。
User 是很多人會用的單字,所以我想應該還會有人中獎,把經驗分享出來大家參考。

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[gMail] 奇怪的錯誤訊息「-ERR Command not understood」


話說我一直用 Outlook 接收 gMail 跟 台南信箱 ,台南信箱大概在很早 google 還沒有託管信箱上限時,就給 google 託管了,大概是在 2007/02/05 開始託管的。

在 2015/01/21 以後,台南信箱忽然無法從 pop.gmail.com 接收到郵件,但是我的 gMail 則仍然可以從 pop.gmail.com 收到郵件。
使用 Internet Explorer / Chrome 登入此信箱仍可正常使用。比對過兩邊 pop 的設定都完全相同。
首先以為是 outlook.pst 問題,用 scanpst.exe 掃瞄並修復,結果還是一樣。
使用 Outlook 追蹤郵件功能,紀錄到下面的資訊 (OPMLog.log):


2015.01.26 08:04:12 台南郵件: Synch operation started (flags = 00000001)
2015.01.26 08:04:12 POP3 (pop.gmail.com): Finding host
2015.01.26 08:04:12 POP3 (pop.gmail.com): Connecting to host
2015.01.26 08:04:12 台南郵件: UploadItems: 0 messages to send
2015.01.26 08:04:12 台南郵件: Synch operation completed
2015.01.26 08:04:12 台南郵件: Synch operation started (flags = 00000030)
2015.01.26 08:04:12 台南郵件: DoPOPDownload(flags = 00000030, max msg = ffffffff): full items
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): =========  Initial blob   =========
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14afb760079c51e2
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b009ca2d3a7272
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b00bcba4626746
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b01a54d2476200
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b0575c42b3f7fd
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b06b30d9ee1d6d
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b076523bdc433c
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b0a04f5237819a
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b0a381b0faf02b
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com):         +BGmailId14b0ae2090108256
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): ===================================
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): Port: 995, Secure: SSL, SPA: no
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): Finding host
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): Securing connection
2015.01.26 08:04:14 POP3 (pop.gmail.com): Connected to host
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> +OK Gpop ready for requests from [Hide my IP] vx9mb91701980igb
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): Authorizing to server
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): [tx] CAPA
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> +OK Capability list follows
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> USER
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> RESP-CODES
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> EXPIRE 0
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> LOGIN-DELAY 300
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> TOP
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> UIDL
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> X-GOOGLE-RICO
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> SASL PLAIN XOAUTH2
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> .
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): [tx] USER [hide my id]@tainan.com.tw
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): <rx> +OK send PASS
2015.01.26 08:04:15 POP3 (pop.gmail.com): [tx] PASS *****
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): <rx> +OK Welcome.
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): Authorized to host
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): Connected to host
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): [tx] STAT
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): <rx> -ERR Command not understood
2015.01.26 08:04:16 POP3 (pop.gmail.com): End execution
2015.01.26 08:04:16 台南郵件: ReportStatus: RSF_COMPLETED, hr = 0xffffffff800ccc90
2015.01.26 08:04:16 台南郵件: Synch operation completed
2015.01.26 08:04:31 Resource manager terminated


所以可以很明確看出,Outlook 登入驗證是通過的,但是送出 STAT 命令後,回應不明白此命令。
比對正常接收郵件的 gMail ,這邊則可正常回應。
最後是把 Outlook 2013 台南郵件 的帳號砍掉重建,就正常使用了,推測可能是 Outlook 裡面自己的問題。

因為 google 都找不到相關可參考資訊,分享在此大家參考一下。

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